Rekisteriseloste ja tietosuoja

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan henkilötietojen käsittelyä koskevat periaatteet koskien yritystä Hyvinvointipalvelu Poloku

Suomen henkilötietolaki (523/1999),
10 § Sähköisen viestinnän tietosuojalaki (917/2014)

REKISTERIN YLLÄPITÄJÄ
Hyvinvointipalvelu Poloku
Y-tunnus 2880905-5
Askolanniementie 197, 97100 Vaala
Postiosoite:
Hankaintie 9, 90520 Oulu

REKISTERIN YHTEYSHENKILÖ
Kirsi Puuronen, Hankaintie 9 90520 Oulu, kirsi@hyvinvointipalvelupoloku.fi

REKISTERIN NIMI JA YLLÄPIDON PERUSTE
Henkilötietolain §19 mukainen asiakasrekisteri
Henkilötietolain §10 mukainen muu asiakasrekisteri
asiakasrekisteri

REKISTERIIN LIITTYVÄT SIVUSTOT
www.hyvinvointipalvelupoloku.fi

HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA TAUSTA
Asiakasrekisteri
Asiakasrekisteriin kerätään asiakkaiden henkilötietoja, jotta palvelu voidaan tarjota lainmukaisesti ja yksilöllisesti. Asiakkaiden henkilötietoja käytetään asiakkuuden hoitoon, yhteydenpitoon ja laskutukseen.
Arvonlisäverottoman palvelun tuottamisessa palvelusuunnitelmaan ja palvelusopimukseen kirjataan asioita, jotka toimivat todisteina kyseisestä palvelusta.

Käyttäjän henkilötietoja voidaan käsitellä seuraavia tarkoituksia varten:

  • asiakassuhteen ylläpito, hoitaminen ja kehittäminen
  • palvelujen toteuttaminen
  • asiakas- ja kävijätapahtumien varmentaminen
  • asiakaspalvelun, toiminnan ja sivustojen kehittäminen
  • mielipide- ja markkinatutkimusten toteuttaminen
  • jälleenmarkkinointi käyttäen Facebookin ja sähköpostimarkkinointiin tarkoitettuja työkaluja
  • tuotteiden ja palvelujen markkinointi sekä tietojen tilastointi ja analysointi

Rekisterin henkilötietoja käytetään yhteydenpitoon sähköpostilistalla oleviin käyttäjiin sekä yrityksen ja asiakkaiden välisen asiakassuhteen hallintaan ja ylläpitoon.
Käyttäjää tiedotetaan sivustojen uutisista ja ajankohtaisista tapahtumista henkilötietolain mukaisesti. Käyttäjä hyväksyy, että yritys lähettää sähköpostin välityksellä myös suoramarkkinointi-, suoramainonta-, mielipide-, markkinointitutkimusmateriaalia ja/tai muihin näihin rinnastettaviin osoitteellisiin lähetyksiin.

REKISTERIN SISÄLTÖ
Asiakasrekisteri
Rekisteriin kerätään asiakkaan palvelusopimuksen yhteydessä kirjatut tiedot, jotka katsotaan tarvittavan asiakassuhteen asianmukaiseen hoitamiseen. Asiakasrekisterissä säilytetään myös maksusitoumuksia tai asiakkaan muita tietoja, jotka palvelujen ostaja katsoo tarpeelliseksi yrittäjälle toimittaa. Asiakkaan tiedot lähettävä virkamies huolehtii omasta puolestaan tietojen antamiseen liittyvistä lainmukaisista velvoitteista sekä asiakkaan suostumuksesta tietojen antamiseen.

Palvelusopimuksessa kirjataan asiakkaan:

  • asiakkaan nimi
  • asiakkaan osoite
  • asiakkaan puhelinnumero ja sähköpostiosoite
  • palvelu
  • sovitut asiat
  • laskutus
  • sopimuksen voimassaoloaika
  • päiväys ja paikka
  • allekirjoitukset

Arvonlisäverottoman palvelun tuottamisesta asiakkaan kanssa kirjataan myös palvelusuunnitelma.
Palvelusuunnitelmassa kirjataan asiakkaiden:

  • asiakkaan nimi
  • asiakkaan henkilötunnus
  • asiakkaan osoite
  • asiakaan puhelinnumero ja sähköpostiosoite
  • huoltajien yhteystiedot (kirjataan jos asiakas on alaikäinen)
  • asiakkaan oma näkemys palvelun tarpeelle/ syy palveluihin hakeutumiseen
  • palvelu ja palveluiden tarve
  • palvelun tavoitteet
  • käytettävät työskentelymenetelmät
  • asiakkaan voimassaolevat muut toimintakykyä tukevat palvelut
  • yhteydenpito huoltajien kanssa (kirjataan jos asiakas on alaikäinen)
  • palvelusuunnitelman seuranta-ajankohdat ja tarkastus
  • suunnitelman yhteydessä käydään läpi myös palveluntuottajan ilmoitusvelvollisuus, palveluntuottajan vaitiolovelvollisuus sekä palveluntuottajan vastuuvakuutus (kirjataan rasteina, että asiat käyty läpi)
  • paikka ja päiväys
  • allekirjoitukset

REKISTERIN SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
Asiakasrekisteri
Henkilötiedot saadaan, kun asiakkuus alkaa ja palvelusopimus/palvelusuunnitelma kirjataan yhdessä asiakkaan kanssa manuaalisesti laatien.

HENKILÖTIETOJEN LUOVUTTAMINEN
Henkilötietojen luovuttamisessa noudatetaan kaikissa tilanteissa lainsäädäntöä.
Henkilötietoja voidaan luovuttaa Suomen lakien mukaisesti viranomaisille niin pyydettäessä. Rekisteri on tallennettu tietojärjestelmään ja se on suojattu ja sijoitettu siten, ettei asiaankuulumattomilla tahoilla ole pääsyä rekisteritietoihin.

REKISTERIN SUOJAUS
Rekisteriin sisäänpääsy edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Järjestelmään tallennettuihin rekisterin sisältämiin tietoihin pääsee ja niitä on oikeutettu käyttämään vain yrittäjä itse. Rekisteriin sisäänpääsyn mahdollistava käyttäjätunnus ja salasana vaihdetaan 4 kertaa vuodessa. Yritys käyttää aina suojattua yhteyttä (VPN), kun käsittelee henkilötietoja.
Laskutuksessa käytetty asiakasrekisteri on tallennettu ja suojattu siten, ettei asiaankuulumattomilla tahoilla ole pääsyä rekisteritietoihin. Asiakkaan palvelusopimus ja palvelusuunnitelma täytetään manuaalisesti ja sitä säilytetään lukitussa tilassa.
Hyvinvointipalvelu Poloku on sitoutunut salassapitovelvoitteisiin, joilla suojataan asiakkaan henkilötiedot lain edellyttämällä tavalla.

TARKASTUS- JA OIKAISUOIKEUS
Asiakasrekisterissä olevalla asiakkaalla (asiakasrekisteri) olevalla asiakkaalla on henkilötietolain 26§ mukaisesti oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteella Hyvinvointipalvelu Poloku Hankaintie 9, 90520 Oulu. Tarkastuspyynnössä tulee olla maininta, että pyyntö koskee Hyvinvointipalvelu Poloku asiakasrekisterin rekisteritietoja. Jos tiedoissa on virheitä, asiakas voi esittää rekisterin yhteyshenkilölle virheen korjaamista koskevan pyynnön. Oikaisupyyntö tulee tehdä kirjallisesti. Pyynnössä tulee perustella ja yksilöidä tarkasti, mitä tietoa vaaditaan korjattavaksi, mikä asiakkaan mielestä on oikea tieto ja miten korjaus pyydetään tekemään.

MUUT OIKEUDET
Yritys pitää oikeuden muuttaa tätä tietosuoja ja rekisteriselostetta aika ajoin täyttääkseen oikeudelliset velvoitteensa.
Yritys sitoutuu oma-aloitteisesti tai rekisteriin kirjan henkilön vaatimuksesta oikaisemaan tai täydentämään rekisterissä olevat tiedot, joiden todetaan olevan virheellisiä, tarpeettomia tai puutteellisia. Mikäli tiedon korjaamista ei hyväksytä, annetaan asiakkaalle perusteltu ilmoitus, jossa kerrotaan syyt, joiden vuoksi vaatimusta ei hyväksytty.

Käyttäjällä on oikeus tehdä valitus, mikäli olet tyytymätön yritykselle lähettämäsi valituksen käsittelyyn. Valitus tehdään valvontaviranomaiselle. http://www.tietosuoja.fi/fi/index/yhteystiedot.html | tietosuoja@om.fi

Rekisteriseloste ja tietosuoja päivitetty 5.6.2020